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Gestión de Procesos

Un elemento vital en la transformación digital de una empresa es la gestión eficiente, oportuna y segura de sus procesos de negocios.

 

DocuWeb es un sistema de Gestión de Procesos de Negocio (BPM), modular, propio de Alniti, que combina la gestión de los documentos digitales o electrónicos a través de flujos de procesos definidos, con el almacenamiento y administración de dichos documentos.

 

Mediante una herramienta gráfica, sencilla e intuitiva, el sistema permite al usuario definir flujos documentales (workflows), para distintos procesos de negocios dentro de la empresa.

 

El Gestor de Procesos de DocuWeb (Workflow), permite generar y controlar flujos de documentos digitales o electrónicos, que tienen una secuencia de tramitación predefinida, dentro de un proceso de negocio.

 

 

Los documentos se asignan a los respectivos flujos (workflows), los cuales están conformados por una secuencia de “instancias”. Cada “instancia” tiene un usuario responsable, un supervisor, un detalle de acciones o tareas a realizar y un plazo máximo de realización. Cuando el documento llega a la “instancia”, se avisa al responsable y se activa el tiempo de la etapa. Una vez cumplido el tiempo, si no se han realizado todas las acciones, se activa una alarma hacia un jefe, coordinador o supervisor. Una vez realizadas todas las acciones definidas para una “instancia”, el documento pasa a la “instancia” siguiente.

 

Control de Documentos: Los documentos siguen un proceso definido y controlado, sin peligro de extravío. El supervisor del flujo tiene la visión completa del proceso y puede detectar y controlar los posibles cuellos de botella que se produzcan. Puede ver en cada instante la cantidad de documentos que se están tramitando en cada “instancia”, y los documentos y las tareas pendientes de cada uno de ellos.

 

Se pueden obtener estadísticas de rendimiento de las distintas “instancias” dentro de los flujos, a fin de controlar y optimizar su operación.